企業中層管理者如何有效管理你的時間!
中層管理者時間管理的實質是有效地利用你的時間,它要求你很清楚你要實現的目標和實現目標要進行哪些活動,以及各種活動的重要性和緊急性。有效的時間管理過程包括5個步驟。
(1)列出你的目標。
你為自己和為你所管理的部門設定的目標是什么?如果你采用MBO方法,這些目標應該已經設定好了。
(2)按照重要性排出目標的次序。
并非所有的目標都是同等重要的,給定你的時間限制,你要確保給最重要的目標以最高的優先級。
(3)列出實現你的目標所必須進行的活動。
未來實現的目標需要哪些具體的行動?同樣的,如果你采用的是MBO方法,這些行動計劃應該已經制定好了。
(4)對于每一個目標,給實現目標所需進行的各種活動分派優先級。
這一步又加上了第二組優先級。這里,你既需要強調重要性,也需要強調緊急性。如果某項活動是不重要的,你應當將其授權給下級去做,如果某項活動是不緊急的,你通常可以先把它放一放。在這一步上,你應識別出哪些活動是你必須做的;哪些是你應當做的;哪些是當你有空時將要做的;哪些是你應當授權別人去做的。
(5)按照你分派的優先級安排活動的日程。
最后一步是制定日計劃,每天早晨或是前一天下班以前,列出5件你認為最重要的必須在當日做的事情。如果列出的事情超過了10件,那該日的工作就會十分累贅和缺乏效率。然后,按重要性和緊急性確定的各項活動的優先順序。
中層管理者時間管理注意要點如下:
(1)遵循10/90原則。
大多數管理者90%的決定是在他們10%的時間里做出的。管理者們很容易陷在日常事務中,那些有效地利用他們時間的管理者,總是確保最關鍵的10%的活動具有最高的優先級。
(2)了解你的生產率周期。
每個人都有生產率周期,有些人在上午工作效率最高,有些人是在午后或晚上工作效率最高。凡是了解自己生產率周期并能合理安排工作日程的管理者,可以顯著地提高管理效率。他們在生產率周期效率最高的時候處理最重要的事情,而把例行的和不重要的事情挪到效率低的時候處理。
(3)把不太重要的事集中起來辦。
每天留出一些固定的時間打電話,處理未辦完的事情以及其他零碎的事情。理想的情況是,這段時間安排在效率周期的低谷階段,這樣做可以避免重復、浪費和冗余,還可以使你在處理重要的事情時免受瑣事打擾。
(4)避免將整塊時間拆散。
只要可能,部門經理就應留出一天中工作效率最高的一部分時間,作為整塊的可支配時間,然后,盡量將自己與外界隔離。在這段時間里你應當限制別人進入你的工作場所,避免被別人打斷,謝絕電話和來訪者。
(5)當心糟糕的會議安排會浪費時間。
會議占去了管理者的大部分時間,而且趨向于越開越長。如果由你來主持會議,你應當在會議開始時就宣布會議定的時間。
文章來源:眾智眾德 北京企業內訓
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