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商務來訪應該遵循的接待原則?
接待或拜訪已成為職場人士一項經常性的工作。在接待和拜訪中的禮儀表現,不僅涉及自己的形象,還直接關系到企業的形象。所以,接待來訪者的禮儀必須受到重視。

對于來訪者,你應起身握手相迎,對上級、長者、客戶來訪,要起身上前迎候。對于不是第一次見面的同事、員工,可以不起身,但不能讓來訪者坐冷板凳。如果自己有事暫時不能接待來訪者,要安排助理或相關人員接待客人,不能冷落了來訪者。

來訪者都是因為有事而來,因此要盡量讓來訪者把話說完,并認真傾聽來訪者的敘述。對來訪者的意見和觀點不要輕率表態,應思考后再做決定,對一時不能作答的,要約定一個時間后再聯系。對能夠馬上答復的或立即可辦理的事,應當場答復,迅速解決,不要讓來訪者等待,或再次來訪。



正在接待來訪者時,有電話打來或有新的來訪者,應盡量讓助理或他人接待,以避免中斷正在進行的接待。對來訪者的無理要求或錯誤意見,應禮貌地拒絕,而不要用言語刺激來訪者,以免令其尷尬。要結束接待時,可以婉言提出借口,也可用起身的體態語言告訴對方本次接待就此結束。




如果你是一名助理,難免會遇到一些不請自來的“不速之客”。那么,該如何有效地應對才能既顯示出我們的禮貌,又不會因此而影響工作呢?
“不速之客”可能是客戶或同事。我們要根據其不同身份,采取不同的應對措施。


1.領導的上級或客戶來訪應該熱情地請他們到會客室就座,并給他們倒上一杯茶,可以說“您稍等一下,我看一下×××在不在”,并馬上告訴領導,再按領導的指示接待、安排。


2.領導的親朋請他們到會客室就座,并馬上通知領導,再按領導的指示接待。


3.公司內部的管理人員他們如果說有急事要見領導的話,你絕對不應該這時候拿腔拿調,而是要馬上通報,以免誤事。


4.推銷員這類人員我們可能遇到的最多。這時候你就要先讓他們稍等,然后打電話給相關部門。如果相關部門有意向或是事先有約的話,就要指引他們過去。如果那些推銷員堅持要見領導,這有兩個可能:一是確實和領導有約;二是從沒約定,只是他覺得見領導可能更益于他的推銷工作,而不去考慮是否因此耽誤了別人的工作(絕大部分都是這種)。這時候,也沒必要黑臉推辭,可以委婉地讓他們把材料留下,回頭請領導過目。領導如果感興趣,會及時主動和他們聯系。


5.客戶有些客戶來訪的問題,是很簡單的,根本不需要領導出面就可以解決。所以,作為助理這時候就要顯示出“分擔領導工作”的本能了。你可以介紹他們去找相關部門的主管或相關人員交涉。你應該先替他聯系一下,然后再向他指明該部門的名稱、位置。如果不好找,最好能引領客人去。


6.其他不速之客這種情況,你就要先請對方報上姓名、單位、來訪目的等基本信息后,再去請示領導,由領導自己決定是否會見。


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